Excel’den sigorta acente yönetim yazılımına geçiş rehberi

Çoğu acente Excel’i bırakmak istemediği için değil, geçişin ne kadar sürece ve neyin kaybolacağına dair net bir cevap bulamadığı için erteliyor. Bu yazıda geçişin gerçekte ne kadar sürdüğünü, hangi verinin nereye taşındığını ve ilk haftanın nasıl geçtiğini adım adım anlattık.

Excel, bir acentenin ilk elli-yüz poliçesi için gayet iyi çalışır: hızlı açılır, herkes bilir, formül yazmak zor değildir. Sorun büyüklükte değil, dosyanın tek bir kişinin bilgisayarında yaşamasında ve her değişikliğin sessizce üzerine yazılmasında. Yenileme takibinde kaçırılan üç fırsat yazısında bu boşlukların yenileme tarafında nasıl kayıp yarattığını anlatmıştık; bu yazı ise o boşlukları kapatan geçişin kendisine, yani Excel’den bir yazılıma taşınma sürecine odaklanıyor.

Excel’i bırakmanın vakti geldiğini nasıl anlarsınız?

Belirli bir poliçe sayısı diye bir eşik yok; asıl işaret, tablonun artık tek bir kişinin kafasında yaşamasıdır. "O sütunu sadece Ayşe hanım dolduruyor", "hangi sekme güncel emin değiliz", "dün silinen satır kimdeydi bilmiyoruz" cümleleri duyuluyorsa, veri zaten bir risk haline gelmiş demektir. İkinci işaret ise zaman: her ay aynı raporu elle birleştirmek, aynı yenileme listesini elle taramak için harcanan saatler, o saatleri müşteriyle geçirmemiş olmanın maliyetidir.

• Portföy birden fazla kişi tarafından güncelleniyor ve kimin ne zaman değiştirdiği belli değil.
• Yenileme, poliçe ve müşteri bilgisi ayrı ayrı dosyalarda tutuluyor, birini bulmak diğerini açmayı gerektiriyor.
• Aylık/haftalık rapor elle hazırlanıyor ve hazırlayan kişi izinliyken rapor da gecikiyor.
• Formül bozulduğunda ya da satır yanlış sıralandığında fark edilmesi günler sürüyor.

Veri kaybetmeden taşımak: kolon eşleştirme nasıl işler

Geçişte en çok korkulan şey veri kaybı. Gerçekte risk verinin kaybolması değil, yanlış eşleşmesi: "Poliçe No" sütununuz "Sözleşme No" diye adlandırılmışsa ya da tarih bir hücrede metin, diğerinde tarih formatındaysa, elle aktarım bu farkları es geçer. İnsipol’a geçişte dosyanızı olduğu gibi gönderirsiniz, kolon eşleştirmeyi biz yaparız — her sütun hangi alana gidecek diye birebir onayınıza sunulur, hiçbir satır sizin görmeden içeri işlenmez. Kurulan yapı ürün sayfasında anlatılan varlık modeliyle aynı: bir poliçe bir müşteriye ve bir varlığa (araç plakası ya da mülkün UAVT tekil kaydına) bağlanır, iki ayrı sekmede aynı bilginin farklı yazılmasından doğan tekrarlar temizlenir.

İlk hafta neye benzer?

İlk gün, kolon eşleştirmesi onaylandıktan sonra portföyünüz panelde hazır bekler; ikinci günden itibaren yeni poliçe ve yenilemeler doğrudan sistemden girilir. İlk haftanın asıl işi veri girmek değil, ekibin "artık nereye bakacağını" öğrenmesidir: yenileme rozetlerinin nerede olduğu, bir müşteri kartını nasıl bulacağı, raporun nereden alınacağı. Gerçek veri girmeden önce panelin nasıl çalıştığını görmek isterseniz demo acentesi herkese açık. Sorularınız olursa yanıtları çoğunlukla sıkça sorulan sorular sayfasında zaten var; orada olmayanı da doğrudan bize sorabilirsiniz.

Excel’de olmayan bir şey: kim neye erişebiliyor

Paylaşılan bir Excel dosyasında herkes her satırı görür ve değiştirebilir; kim neyi ne zaman değiştirdiğine dair bir iz yoktur. Yazılıma geçişin gözden kaçan faydalarından biri de bu: her acentenin verisi diğerinden izole tutulur, erişim yetkiye göre sınırlanır ve önemli işlemler kayıt altına alınır. Bu tarafın nasıl kurulduğunu güvenlik sayfasında ayrıntılı anlattık.

Maliyet: küçük bir portföy için de anlamlı mı?

Başlangıç planı süresiz ücretsizdir ve kullanıcı sayısına göre ek ücret alınmaz — yani geçişi önce küçük bir ekiple deneyip portföyünüz büyüdükçe plan değiştirmek mümkün. Plan detaylarını fiyatlandırma sayfasında karşılaştırabilirsiniz.

Geçişin maliyeti dosyayı taşımak değil, taşımayı ertelediğiniz her ay kaybedilen yenilemedir.